وظایف اختصاصی سایر اعضای کادر دفتری دادگاه­

گفتار اول: وظایف اختصاصی منشی دادگاه

منشی[1] که ازآن به{تقریر نویس}نیزتعبیر میشود در دفتر دادگاه مشغول انجام امور ووظایف محوله به وی میباشدو بر هیچ کس و هیچ صاحب شغلی نظارت نداشته و در قبال وظایف محوله،در قبال مدیر دفتر و قاضی دادگاه مسئول و پاسخگو است و حق سرپیچی از دستورات فوق را ندارد.منشی دادگاه در بعضی موارد جانشین مدیر دفتر نیز میباشد و در غیاب مدیر دفتر با دستور قاضی دادگاه، امور مربوط به او را انجام خواهد داد. در واقع دومین عضو ارشد دفتر به شمار می آید.

براین اساس اهم وظایفی که منشی دادگاه به عهده دارد عبارتند از:

1- تنظیم و نگهداری دفتر تعیین اوقات

2- تعیین اوقات دادگاه پس از صدور  دستور از ناحیه قاضی دادگاه[2]

3-تهیه و تنظیم اخطاریه و احضاریه دعوت طرفین و گواهان وکارشناسان برای رسیدگی و برگ جلب متهم یا گواه {در پرونده های کیفری}

توضیح:

الف- در دعاوی حقوقی،پس از تعیین وقت رسیدگی، اصحاب دعوی به وسیله برگ اخطاریه به دادرسی دعوت میشوند. برگ اخطاریه باید دردو برگ تهیه ودر گوشه سمت راست آن، شماره پرونده نوشته شود. این برگها باید به طورکامل پر شده ووقت رسیدگی و علت دعوت به دادرسی نیز تصریح شود.

ب- فاصله بین ابلاغ وقت تا روز حضور در دادگاه در مورد احضار شهود در قانون  آیین دادرسی کیفری مسکوت مانده است اما دردعاوی حقوقی، وقت حضور در دادگاه باید حداقل یک هفته قبل از تشکیل دادگاه به شاهد یا شهود ابلاغ شود[3].

ج- چنانچه یکی از شهود تحقیق یامطلعین از تابعین نیروهای مسلح{نظامی}باشد در این صورت احضار او باید حداقل 24ساعت پیش از تحقیق از وی یا جلسه دادرسی،از طریق فرمانده یا رئیس او صورت گیرد. فرمانده یا رئیس او مکلف است پس از وصول دستور دادگاه{احضاریه}،شخص احضار شده را در موقع مقرر اعزام نماید.[4]

د- مضمون برگ جلب،همان مضمون برگ احضاریه است و ضابطین دادگستری موظفند بلافاصله پس از ابلاغ آن به متهم،او را به شعبه مربوطه معرفی نماید.چنانچه متهم از حضور امتناع نماید او را جلب و تحت الحفظ به مرجع قضایی تسلیم خواهند نمود.[5]

4- ثبت دفتر اظهارنامه ها و اقدام نسبت به ابلاغ آنها

5- تهیه و تنظیم پیش نویس نامه های لازم برای ارسال پرونده به سایر مراجع قضای

6- تهیه پیش نویس دعوت نامه نمایندگان وزارتخانه ها و سازمانها وادارات

7- تهیه پیش نویس کلیه نامه ها و مکاتبات اداری و استعلامات از ادارات و سازمانها

8- تهیه و تنظیم آمار عملکرد ماهیانه دادگاه و دفتر و ارائه به دفتر کل دادگستری یا مجتمع قضایی مربوط پس از امضای قاضی دادگاه و منشی

گفتار دوم: وظایف اختصاصی ثبات دادگاه

ثبات را {متصدی امور دفتری}نیز گفته اند.این عنوان به متصدیان پستهایی اطلاق میشود که تحت نظارت مافوق،کارهای ساده دفتری با ماهیت متنوع را انجام میدهند.

{ثبات}از دیگر اعضای دفتری دادگاه است که به امر ثبت مشغول بوده و کلیه دفاتر به جز دفاتر{آمارو اوقات}که نزد منشی دادگاه میباشد شامل دفاتر ثبت عرایض،اندیکاتور، اندیکس،ارسال مراسلات،ابلاغ اوراق اسناد و وسایل،لوایح و…راثبت می نماید وحفظ ونگهداری آنها نیزبه عهده ثبات است[6].

اومکلف است هریک ازاسناد اوراق رادردفترمخصوص ثبت ونتیجه رادرستون مقابل بنویسد.اهمیت کارثبات ازاینجامشخص می شود که اونظم دهنده اموردادگاه بوده واولین کسی است که هرمراجعه کننده به دادگاه،بدواً به اورجوع می کند.

براساس اهم وظایف ومسئولیتهای ثبات عبارتنداز:

1- ثبت عرایض ودادخواستها

هرعریضه ودادخواستی اعم ازدادخواست اولیه،واخواهی،تجدید نظرخواهی،فرجام خواهی،اعاده دادرسی ،اعتراض ثالث،ورود ثالث، دعوای متقابل و…پس از ورود به دفتر دادگاه بایستی پس از بررسی توسط ثبات در دفتر مخصوص{عرایض یا دادخواستها}ثبت و پس از تعیین کلاسه{شماره}به مدیر دفتر تسلیم شود.پس از تعیین کلاسه پرونده،آنرا در گوشه راست بالای پوشه با خط برجسته و خوانا قید ونام خواهان وخوانده یا شاکی و متهم موضوع دعوی یا اتهام نیز در روی پوشه نوشته وشماره ترتیب دادخواست یا عریضه را که از اول سال با شماره1شروع شده بر روی خط کسری{-}و در ذیل آن،سال ورود آنرا ودر روبروی خط{سمت چپ خط}،شماره شعبه را قید مینماید، ودر دفتر ثبت عرایض یا دادخواستها ترتیب شماره و تاریخ ونام ونام خانوادگی طرفین ووکیل یا نماینده قانونی آنها و موضوع خواسته را قید و شماره ثبت و تاریخ تسلیم دادخواست به روز، ماه وسال در ذیل برگ دادخواست قید ورسیدی مشتمل بر نام طرفین و تاریخ تسلیم دادخواست با ذکر شماره ثبت،به تقدیم کننده دادخواست تسلیم و سپس پرونده را به نظر مدیر دفتر میرساند[7]تادر صورت عدم وجود نقصی،آن را به نظر دادگاه رسانده و پس از اخذ دستور از قاضی دادگاه،اقدام لازم را معمول دارد که این اقدام معمولاً تعیین وقت ودعوت طرفین به رسیدگی است.

مطلب مشابه :  آشنایی با مراحل برنامه ریزی هدفمند "

2- ثبت اوراق قضایی

کلیه اوراق قضایی،چه در موقع ارسال به دایره ابلاغات و چه پس از بازگشت از آنجا،ثبت میشوند و ترتیب و شماره آنها از اول سال شمسی شروع و تا29اسفند آن سال ادامه میابد.النهایه هر برگ در دفتر مخصوص ثبت خواهد شد.به عنوان مثال:برگ اخطاریه و احضاریه در دفتر ثبت ابلاغ برگها ثبت میشوند و برگ اجراییه در دفتر{ ثبت اجراییه} به ثبت میرسد.

3- ثبت لوایح

هر لایحه ای که از ناحیه طرفین یا وکلا یا نمایندگان قانونی آنها به دادگاه وارد میشود باید دردفتر مخصوص خود تحت عنوان {دفتر ثبت لوایح}به ثبت برسد.

4- ثبت بخشنامه ها و دستور العملهای اداری

به طور کلی هر برنامه ای که وارد میشود،ابتدا توسط ثبات،ثبت و به نظر مدیر دفتر و قاضی دادگاه میرسد تا دستور قضایی صادر و سپس تسلیم بایگان می شود تا در قسمت مربوطه بایگانی شود.بخشنامه های رئیس قوه قضاییه و سایر بخشنامه ها و دستورالعملهای وزارتی یا استانی نیز مشمول این موضوع بوده و باید پس از ثبت و ملاحظه قانونی وسایر اعضای دفتری در پوشه مخصوص خود بایگانی شود .

5- نگهداری و حفظ دفاتر

از دیگر وظایف ثبات،حفظ و نگهداری کلیه دفاتری است که در دفتر دادگاه موجود است به غیر از دفاترآمار و اوقات که مسئوولیت نگهداری از آنها با منشی است.برای تمیز این دفاتر از همدیگر،نام آنها با خط برجسته بر روی هرکدام نوشته میشود.

6- تسلیم رسید به متقاضی

پس از ثبت دادخواست یا پرونده ارسالی از دادسرا و تعیین شماره آنها،ثبات باید رسیدی مشتمل برنام متقاضی و طرف او،تاریخ تسلیم به روز،ماه وسال،شماره ثبت به تقدیم کننده تسلیم نماید و در روی کلیه برگها دادخواست یا گزارش (اگر پرونده کیفری باشد) تاریخ و شماره را قید کند زیرا تاریخ ورود پرونده حایز اهمیت زیادی است . ازجمله تاریخ ثبت دادخواست که تاریخ اقامه دعوی محسوب می شود مثلاً در دعوای تعدیل اجاره بهاء شروع استحقاق خواهان از روز تقدیم دادخواست محسوب خواهد شد.

همچنین این تاریخ ، در قطع مرور زمان نقش بسزایی دارد مثلاً دردادخواست واخواهی یا تجدید نظر یا فرجام خواهی که مهلت اعتراض ، بیست روز ازتاریخ ابلاغ رأی می باشد، روشن می کند که این اعتراض درمهلت بوده یا خارج ازمهلت

7ـ ثبت خلاصه مشخصات وجریان نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکاتور

8ـ ثبت موضوع و شماره نامه های وارده و صادره در دفتر اندیکس

9ـ بازبینی ضمایم نامه های وارده و صادره

هر دادخواست با لایحه یا نامه ای که وارد دفتر دادگاه می شود معمولاً دارای پیوستها و ضمایمی است ثبات موظف است که در زمان ثبت آنها ، نسبت به بازبینی ضمایم اقدام و صحت و سقم آن را روشن نماید زیرا به تقدیم کننده رسید می دهد که در صورت ضمیمه نبودن مدرکی بعداً آن شخص مدعی شود که آن مدرک یا سند را تحویل ثبات داده ولی در پرونده وجود ندارد .

10 ـ تفکیک و توزیع نامه ها برای ارجاع به اقدام کننده

کلیه اسناد و اوراقی که به دفتر دادگاه تسلیم می شود باید تفکیک وهر کدام در دفتر مخصوص خود نوشته شده و با تعیین شماره هر کدام به نظر مسئول مربوطه برسد  در موقع خروج نامه ها نیز همین روال باید انجام پذیرد به عنوان مثال « دادخواست پس از ثبت تقدیم مدیر دفتر شودتا نسبت به بررسی آنها واحراز تکمیل بودن آن اقدام نماید یا اخطاریه یااحضاریه ابلاغ شده باید به بایگان تحویل گردد تا در پرونده مربوطه بایگانی کند یا بخشنامه ها ودستور العملها و بعضی مکاتبات قضایی به نظر قاضی دادگاه برسد تا پس از ملاحظه دستور لازم راصادر نماید.

11 ـ تهیه و توزیع ملزومات اداری

همان طور که گفته شد، ثبات تصدی امور دفتر را به عهده دارد فلذا باید ملزومات مورد نیاز دادگاه و دفتر از قبیل برگ جلسه تحقیق از طرفین، اخطاریه ،احضاریه ،جلب ،یادداشت ،خودکار ودفاتر مورد نیاز را از قسمت های مربوطه اخذ و آن را بین کارمندان قضایی واداری توزیع نماید.

12 ـ پاسخگویی به ارباب رجوع

ثبات بایستی در حد توان و درحدود وظیفه محوله ، به ارباب رجوع پاسخ لازم را بدهد و از بر  آوردن خواسته به حق آنها امتناع ننماید و راهنمایی و ارشاد لازم را بعمل آورد .

13 ـ تکمیل فرمهای ساده اداری

بعضی ازفرمها و پرسشنامه ها ی ساده اداری که به ثبات محول می شود باید بادقت نسبت به پرکردن آنها اقدام و سپس تحویل مدیر دفتر داده و تا اقدام لازم را معمول دارد .

مطلب مشابه :  ویژگی‌های پول الکترونیکی

14 ـ کمک در تنظیم جداول اطلاعات آماری ساده

15 ـ کمک در بایگانی پرونده ها و اوراق اداری

16 ـ انجام سایر امور مربوط و محوله به وی از ناحیه قاضی یامدیر دفتر دادگاه

گفتار سوم : وظایف اختصاصی بایگان

بند اول : اوراق و پرونده های بایگانی در مراجع قضایی

اوراق و پرونده هایی که از شعبه یا دفتر مرجع مربوطه به بایگانی ارسال می شودباید تماماً از ملاحظه مدیر دفتر ودرغیاب او جانشین وی بایگانی شود آنچه که به بایگانی ارسال می شود عبارتند از :

1ـ پرونده های جریانی که دارای دستور قضایی بوده و مقید به وقت رسیدگی یااحتیاطی بوده و دستور صادره درخصوص آنهانیزبمورد اجرا گذاشته شده است .

2ـ اوراق قضایی نظیر : اخطاریه، احضاریه، دادنامه، برگ جلب ، اجرائیه که از مراجع ابلاغ عودت داده شده اند.

3ـ پرونده های مختومه که منتهی به تصمیم نهایی قضایی (صدور دادنامه یا دستور کسر ازآمار و بایگانی و… ) شده اند که پس از تایپ و امضاءدادنامه و تهیه رونوشت و امضای مدیر دفتر وارسال رونوشت به مراجع ابلاغ ، به بایگانی فرستاده شده اند.

4ـ لوایح تقدیمی از ناحیه اصحاب دعوی و یا نامه های اداری سازمان ها ، نظریه های کارشناسی و… که پس از ملاحظه مقام مسئول و صدور دستور ثبت در دفتر مربوطه به بایگانی ارسال شده اند .

بند دوم : شرایط احراز پست بایگانی ومختصات آن

اسناد موجود در قوه قضائیه بااسناد سایر سازمانها متفاوت است زیراعلاوه بر ارزش ذاتی سند برای خود دستگاه قضایی از نظر ارزش حیثتی برای طرفین پرونده ها نیز دارای اهمیت انکار ناپذیر می باشد از این رو نگهداری این گونه پرونده ها و اسناد و حفظ آنها ازگزند و آسیب دستبرد و یا دخل و تصرفهای احتمالی ، مستلزم اتخاذ تدابیری است تا از هر گونه سوء استفاده پیشگیری شود یکی ازمهمترین آنها استخدام بایگانهایی است که دارای شرایط زیر باشند :

1ـ برخورداری ازسلامتی کامل روحی وجسمی (داشتن دست و بازوان سالم و عدم معلولیت جسمی )

2 ـ داشتن ابلاغ رسمی و یا پیمانی در پست سازمانی «بایگانی »

3ـ امین ، قابل اعتماد و راز دار بودن، زیرا بایگان به اطلاعات محرمانه ای دسترسی دارد که افشای آنها ممکن است دستگاه قضایی را بازیانهای جبران ناپذیری مواجه سازد .

4ـ گذراندن دوره های آموزشی لازم پیش از شروع به خدمت و ضمن خدمت

شاغل پست سازمانی بایگانی (بایگان ) دفتر قضایی ، تحت نظارت مقام مافوق (مدیر دفتر قضایی ) انجام وظیفه می نماید این شغل اهمیت و نقش بسزایی درعدم اطاله دادرسی و عدم سر درگمی و سرگردانی مراجعین دارد ولی تا بحال توجه لازم به آموزش فن بایگانی نشده و بیشتر بایگانها ، بایگان به مفهوم فنی آن نیستند و با این اوصاف در مدت کوتاهی ، بایگان با سمت بایگان جابجا می شودو این امر بنا به مراتب ، نه تنها مشکلی راحل نمی کند بلکه آنرا چندین برابر می نماید زیرا باعث انباشته شدن پرونده ها و عدم امنیت شغلی بایگان می شود[8].

 

بند سوم: بایگانی جاری

عبارتست از قرار دادن پرونده های مقید به کلاسه و وقت دادرسی یا نظارت (احتیاطی ) در کمد یا قفسه مخصوص به ترتیب کلاسه و سال آن

بایگانی در حال حاضر در دفاتر مراجع قضایی به دو دسته تقسیم می شوند.

الف ـ پرونده های ناقص که مطابق قانون مواجه بااخطار رفع نقص می گردند و بدون وقت بوده که به آن « بایگانی جریانی موقت یا انتظاری » می گویند.

ب ـ پرونده های عادی جریانی که دارای یکی از اوقات دادرسی (مقرر ) یا نظارت (احتیاطی ) می باشند

[1] در صورت وجود کادر اداری به تعداد لازم و کافی،منشی در معیت قاضی دادگاه به تحریر تقریرات طرفین پرونده و شهود وتنظیم صورت جلسات دادگاه و قید اظهارات و تصمیمات قاضی دادگاه خواهد پرداخت.

[2] این اوقات اعم از رسیدگی و احتیاطی و فوق العاده است.وقت رسیدگی باید طوری  تعیین شود که فاصله ابلاغ وقت به اصحاب دعوی در پرونده های حقوقی و روز جلسه دادرسی کمتر ازپنج روز و در پرونده های کیفری کمتر از سه روز نباشد.

[3]– ماده242قانون آیین دادرسی کیفری مصوب1379

-[4] ماده150قانون آیین دادرسی کیفری مصوب1378

[5]– ماده120قانون آیین دادرسی کیفری سال1378

1- معاونت آموزش و تحقیقات قوه قضاییه، آشنایی با وظایف کارکنان اداری ویژه مشاغل اختصاصی دادگستری، انتشارات خرسندی، جلد دوم، تهران،1386،ص176

[7]– ماده49قانون آیین دادرسی مدنی

1-    معاونت آموزش و تحقیقات قوه قضاییه، آشنایی با وظایف کارکنان اداری ویژه مشاغل اختصاصی دادگستری، انتشارات خرسندی، جلد دوم،تهران 1386،ص187