دانلود پایان نامه

ها در محیط سازمان به اقتضای شغل و وظایف محوله با یکدیگر به نوعی در تماس اند، به تدریج به خاطر خلق و خوی اجتماعی بشر، میان آن ها بر اساس منافع و علایق مشترک، روابط و مراوداتی بوجود مب آید؛ بدین ترتیب در کنار ارتباطات رسمی، روابط غیررسمی نیز شکل پیدا می کند(مشبکی، 1377).
موانع ارتباطی
موانع ارتباطی عبارت است از، عواملی که از تاثیر ارتباط برفرد یا افراد بکاهد و باعث مختل شدن نظام ارتباطی گردد، عبارتند از:
نبود برنامه ریزی: ارتباط مطلوب به ندرت به گونه ناگهانی حاصل می شود. در اغلب موارد، افراد بدون، تفکر و برنامه ریزی قبلی و بی آن که منظور خود را از برقرای ارتباط روشن سازند، شروع به سخن گفتن یا نوشتن می کنند. در صورتی که بیان دلیل های مربوط به یک دستور، گزینش مناسب ترین راهها و زمان برقراری ارتباط، می تواند به گونه ای گسترده در بهبود ادراک ارتباطی اثربخش باشد؛
تصور و فرضیه های روشن نشده: آنچه در عین مهم بودن، معمولا از نظر دور داشته می شود، تصور و فرضیه های اعلام نشده ای است که در فراسوی یک پیام قرار دارد؛
ضعف در بیان پیام: فرستنده پیام ممکن است با گزینش کلمه های نادرست، حذف کلمه های لازم، نبودن همبستگی میان عبارتها، نابسامان بودن اندیشه ها، ساختار نا مناسب جمله ها، به کار گرفتن اصطلاحات غیر لازم و بی توجهی در روشن کردن منظور پیام، دچار دشواری شود. این مشکل را می توان با توجه دقیق تر در سامان دادن و روشن ساختن پیام، از میان برد؛
آفت ارتباطی به هنگام انتقال و نگهداری پیام: در انتقال پی در پی پیام از یک فرد به فرد دیگر، درستی و دقت پیام اندک اندک کاهش می یابد؛
عدم توجه گیرنده پیام: گوش فرا دادن، جدا از شنیدن است. در واقع، شنیدن یک امر خود به خودی است و بدون اراده انسان صورت می گیرد، در حالی که گوش دادن امری ارادی است و نیاز به توجه و تمرکز دارد. انتقال صحیح پیام هنگامی صورت می پذیرد که گیرنده پیام به آن گوش فرا دهد؛
عدم اعتماد، تهدید و ترس: ارتباط اثر بخش، مستلزم انتقال رو در روی پیام در محیطی باز و سرشار از اعتماد است. بی اعتمادی، تهدید و ترس، ارتباط را سست می کند. در محیطی که این عامل ها موجود باشد، هر پیامی با شک و دودلی مواجه می شود؛
وقت ناکافی برای سازگار شدن با دگرگونیها: مقصود از ارتباطات، پدید آوردن دگرگونیهایی مانند تغییر در زمان، مکان، نوع یا سفارش کار یا دگرگونی در برنامه ریزی گروهی یا مهارتهایی است که باید مورد بهره گیری قرار گیرد؛
فزونی اطلاعات: افراد در برابر فزونی اطلاعات، واکنشهای گوناگونی از خود نشان می دهند: نخست ممکن است برخی از اطلاعات را کنار بگذارند؛ یا فردی که نامه های بیش از اندازه دریافت می کند، به آسانی پاسخ دادن به آن هارا به فراموشی بسپارد. دوم، اگر ارکنان با انبوه اطلاعات روبهرو گردند، شاید در بهره گیری دقیق از آن ها باز بمانند. سوم، کارکنان ممکن است بهره گیری از اطلاعات و اجرای کار را برای همیشه یا به گونه ای بگذارد. واگذارند به امید آن که در آینده ، وقت و فرصت انجام دادن آن را پیدا کنند. چهارم، احتمال دارد اشخاص از میان انبوه اطلاعات رسیده دست به گزینش آن ها بزنند و در این میان شاید پیام های اساسی و مهم از نظر دور داشته شوند؛
ارزیابی منبع اطلاعات: شنونده و گیرنده اطلاعات، نه فقط آن را نسبت به تجربه و سابقه ذهنی خود می سنجد، بلکه گوینده یا فرستنده را نیز ارزیابی می کند، برای نمونه: منبع اطلاعات تا چه اندازه قابل اعتماد است؟ آیا او از این کار خود مقصود یا منظور دیگری ندارد؟ جدا کردن آنچه میشنویم ، با احساس ما نسبت به شخصی که اطلاعات را به ما می دهد، کار مشکلی به نظر می رسد:
تعدد معانی هر واژه: اصولا زبان وسیله ای است که از رموز وعلایم آن برای ادای حقایق و احساسات استفاده می کنند. با این حال، ممکن است واژه ها برای افراد مختلف معانی متفاوتی داشته باشد. از این رو ، توجه به این اختلاف معانی در برقراری ارتباط، موثر و سودمند خواهد بود(محمدی، 1387).
مانع ارتباطی عبارت است از هر نوع عامل یا علتی که در راه ارسال یا درک پیام اختلال ایجاد کند. موانع ارتباطی را می توان به دو گروه موانع خارجی و موانع داخلی تقسیم کرد. موانع خارجی به عوامل فیزیکی اطلاق می شود که در محیط خارج بر فراین ارتباط تاثیر گذارده و آن را مختل می سازند. عواملی مانند سر و صدا، گرما، نور و … می توانند جز موانع خارجی بشمار آیند. به عنوان مثال هنگامی که به علت و جود پارازیت، صدای فرستنده رادیویی به گوش نمی رسد، یا زمانی که به علت قطع خطوط تلفن ارتباط قطع می شود، عوامل خارجی مانع ایجاد ارتباط شده اند. موانع داخلی عبارتند از عوامل درونی که بر اجزای مختلف فرایند ارتباطی، اثر نموده و جریان ارتباط را قطع کنند. احساسات و عواطف افراد، ادراکات و استنباط آنان، طرز تلقی و نگرشهایشان، همه می توانند جزء عوامل درونی بوده و جریان ارتباطی را مختل سازند؛ مثلا هنگامی که گیرنده پیام با پیشداوری خود نسبت به فرستنده پیام، مفهوم پیام او را به گونه ای خاص تعبیر و استنباط می کند که منظور او نیست، مانعی درونی، باعث اختلال در درک پیام شده است(الوانی، 1384).
به طور کلی مانع ارتباطی را می توان در هر جزء از اجزای الگوی ارتباطی مشاهده کرد؛ مثلا پیام ممکن است با انتخاب و به کار گیری عبارات مبهم و چند پهلو، یا آهسته و نامفهوم سخن گفتن، در راه ارتباط ایجاد مانع کند. همچنین گیرنده پیام نیز مم
کن است بر اساس تجربیات و آموخته های قبلی خود پیام را به صورتی خاص درک نماید که با مقصود فرستنده مطابقت نداشته باشد. به همین ترتیب هرگاه پیام گوییای مفهوم مشترکی بین گیرنده و فرستنده نبوده و وحدت معنی را میان آنان حاصل نسازد، مانعی در راه ارتباط ایجاد می شود. بکار گیری وسایل نامناسب برای انتقال مفهوم نیز از جمله موانع ارتباطی است. مثلا هنگامی که مدیر یک کارخانه برای کارگران ساده به زبان فنی سخنرانی می کند، در راه انتقال پیام مانعی ایجاد می شود. یا زمانی که برای کسی که سواد خواندن ندارد به وسیله نامه مطلبی ارسال می گردد، پیام دریافت نمی شود.
اصولا مسئله اصلی در ایجاد مانع ارتباطی، نحوه ادراک و استنباط گیرنده و فرستنده پیام است. هرگاه در ادراک پیام اختلالاتی ایجاد شود، پیام به درستی دریافت و درک نشده و مانع ارتباطی به وجود می آید(الوانی، 1384).
بهبود ارتباطی
برای اینکه مدیران ارتباطات سازمانی موثر تری داشته باشند باید دو وظیفه را انجام دهند:
پیام های خود یعنی اطلاعاتی را که انتقال می دهند، بهبود بخشند.
باید درک و استنباط خودشان را از ارتباطی که دیگران با آن ها برقرار می کنند با لا ببرند.
به عبارت دیگر باید نه تنها تلاش کنند که خوب درک کنند، بلکه باید بتوانند خوب تفهیم نمایند(ایران نژاد و ساسان گهر،1373).
روش های زیر به بهبود انجام این دو وظیفه کمک خواهد کرد:
تنظیم جریان اطلاعات: تنظیم جریان اطلاعات اطمینان می دهد که مقدار مطلوب اطلاعات در اختیار مدیران قرار می گیرد و در نتیجه از ارسال حجم عظیمی از اطلاعات بر حسب کمیت و کیفیت تنظیم می شود. این فکر مبتنی بر اصل استثناء در مدیریت است که می گوید که فقط انحرافات مهم از خط مشی ها و روش ها باید به نظر مقامات بالا برسد. در واقع یعنی آنچه که در صلاحیت تصمیم گیرنده نیست باید ارجاع شود، لذا برحسب ارتباطات رسمی، مدیران سطوح بالای سازمان باید فقط در باره مطالب استثنایی با زیر دستان ارتباط برقرار کنند.
استفاده از بازخور: بازخور یک مجرای ارتباطی را برای پاسخ دریافت کننده پیام تامین می کند تا برای فرستنده معلوم شود که آیا پیام دریافت و مقصود آن درک شده است یا خیر. در مذاکرات حضوری بازخور مستقیم امکان پذیر است، اما اما در ارتباط از بالا به پایین غالبا به علت فقدان فرصت کافی برای بازخور از طرف گیرنده پیام اشتباهاتی به وقوع می پیوندد. ارسال یادداشتی که نکات مهم راذکر می کند بهتر است متعاقبا صورت گیرد.
تکرار: تکرار یک اصل پذیرفته شده در یادگیری است. لذا اگر قسمتی از پیام درک نشود با تکرار میتوان به این منظور کمک نمود. به عنوان مثال دانشجویان جدیدالورود مطالب چاپ شده بروشورهای مختلفی را دریافت می دارند که بسیاری از اطلاعات در آن ها تکرار شده است بدینوسیله اطمینان حاطل می شود که مطالب به آن ها تفهیم گشته است.
تشویق به اعتماد متقابل: بیشتر مدیران به علت کمی وقت فرصت کافی برای پیگیری پیام ها، تامین بازخورد یا ارتباط از پایین به بالا را ندارند. لذا ایجاد و توسعه یک محیط مبتنب بر ایجاد متقابل بین مدیران و کارکنان می تواند ارتباطات را تسهیل کند و با این عمل مدیران می توانند بر اعتبار خود بیفزایند، در نتیجه پیام انان بهتر درک شود.
به کار بردن زبان ساده: زبان مبهم مانع عمده ای در ارتباطات محسوب می شود. اگر دریافت کننده پیام را درک نکند در واقع ارتباطی برقرار نمی شود.
شنونده خوبی بودن: گوش دادن مهارتی است که می تواند بهبود و توسعه یابد. در این خوصوص کیت دیویس ده دستور را برای بهبود گوش دادن توصیه کرده است: 1- صحبت کردن را متوقف کنید.2- گوینده را راحت بگذارید. 3- به گویند نشان دهید که می خواهید گوش دهید. 4- حواستان را جمع کنید. 5- با گوینده همدردی کنید. 6- شکیبا باشید. 7- عصبانی نشوید. 8- در بحث و انتقاد سخت گیری نکنید. 9- سوال کنید. 10- صحبت کردن را متوقف کنید. اولین و اخرین دستور از همه مهمترند، اما مهمتر از همه دستور العمل ها، تصمیم به گوش دادن است. لذا بایستی مدیر گوش شنوا داشته باشد. اگر تمام اعضای سازمان نقطه نظرهای مشترک داشته باشند، ارتباطات تسهیل می شود، لیکن متاسفانه در عمل چنین نیست و هر فردی با شخصیت خاص، سابقه، تجربه و نیاز های متفاوت با دیگران به سازمان می پیوندد. ساختار سازمانی نیز در روابط افراد تاثیر می گذرد و کارکنان سطوح مختلف سازمانی به طور رسمی در چارچوب ضوابط و معیارهای مشخص می توانند باهم ارتباط برقرار کنند(ایران نژاد و ساسان گهر،1373).
ارتباطات منشا اطلاعات
در یک سازمان ارتباطات چهار نقش را ایفا می کند: کنترل، ایجاد انگیزه، ابراز احساسات و ارائه اطلاعات. سازمان ها سلسله مراتب اختیارات دارند که کارکنان باید آن را رعایت کنند؛ در واقع کارها به گونه ای انجام می شود که ارتباطات نقش کنترل کننده ایفا می کند. ارتباطات از طریق روشن ساختن مسئولیت ها و نحوه انجام کارها ، در کارکنان ایجاد انگیزه می کند. ارتباطات موجب تخلیه انسان از فشارهای روانی می شود و در راه تامین نیازهای اجتماعی به وی کمک می کند آخرین نقش ارتباطات در رابطه با تمهیداتی است که در زمینه تصمیم گیری به وجود می آید. ارتباطات می تواند اطلاعاتی ارائه کند که افراد و گروها برای تصمیم گیری به آن نیاز دارند(رابینز، 1377).
اهمیت اطلاعات در سازمان به اندازه ایست که برخی نویسندگان ارتباطات را تبادل اطلاعات و انتقال معانی می دانند(رضاییان، 1384).
امروزه اطلاعا
ت در سازمان ها از اهمیت ویژه ای برخوردار است. اجرای چهار وظیفه اساسی مدیریت مبتنی بر استفاده کار آمد از اطلاعات است. برنامه ریزی به اطلاعاتی در مورد محیط و توانایی های سازمانی نیاز دارد. هدایت به اطلاعاتی متکی است که از بازخور کارکنان در ارتباط با اهداف استراتژیک سازمان حاصل می شود. ساختار سازمانی و اطلاعات ارتباط بسیار نزدیک با هم دارند. در واقع یکی از مهمترین مسائل در طراحی نامناسب سازمان، جریان اطلاعاتی ضعیف و ناکافی است و سرانجام، مدیر بدون اطلاعات دقیق و بهنگام در مورد عملکرد سازمان، نمی توانند کنترل موثری اعمال کند. اطلاعات درباره شرایط اقتصادی، نیازهای مشتریان، رقبا، نیروی کار، تکنولوژی و … همگی برای ادامه حیات و موفقیت هر سازمان مهم و حیاتی است(فیضی، 1374).
با توجه به اهمیت اطلاعات در سازمان پی به نقش مهم یک سیستم اطلاعاتی در سازمان می بریم. یک سیستم اطلاعاتی بهنگام و موثر می تواند به کاهش عدم اطمینان و افزایش کارایی

مطلب مشابه :  منابع مقاله درموردمي‌كند، بازي، دلبستگي، غريبه
 
دسته‌ها: پایان نامه ها

دیدگاهتان را بنویسید