ترک خدمت بهینه و غیر کارکردی1

     واژه غیر کارکردی 2 اشاره به نوعی اثر نامطلوب و کارکرد سوء برای سازمان دارد. بر مبنای این تعریف از دست دادن کارکنان ارزشمند و شایسته فقط هنگامی بـرای سازمـان غیر کارکـردی محسوب   می شود کـه موجب کاهش اثر بخشی کلی سازمان گـردد، و این نیز بر حسب عملکرد مالی بلند مدت و بقای سازمان سنجیده می شود. به دلیل آن که هزینه های لازم جهت حفظ و نگهداری هر کارمند می تواند به مراتب سنگین باشد منطق حکم می کند که سازمانها در پاره ای موارد از نرخ مثبت ترک خدمت استقبال نمایند. آنچه که سازمانها باید در جهت دستیابی به آن تلاش نمایند ((نرخ بهینه کل ترک خدمت سازمانی(3))) است: نرخ متناسب بـا ایجاد موازنه بین هزینه هـای سازمانی ترک خدمت و هزینه های سازمانی لازم برای کاهش آن تا زمانی که به صفر برسد. بر این مبنا، ترک خدمت غیر کارکردی هر نرخی است که از نرخ ترک خدمت بهینه منحرف شده باشد. نرخ ترک خدمت بهینه سازمانی نرخی است که مجموع هزینه هتای ناشی از ترک خدمت و هزینه هـای لازم جهت کاهش آن را بـه حداقـل ممکن تقلیل می دهد.

1– M.A. Abelson & B.D. Baysinger. “Optimal and dysfunctional Turnover: Toward an organizational level model.” Academy of management Review. No 2. PP. 333-341. (1984)

 

2Dysfunctional

3 Optimal rate of aggregate organizational turnover

هزینه های مربوط به ترک خدمت را از دیدگاه سیاست های مدیریت منابع انسانی ترسیم می نماید. هزینه های مربوط به کناره گیری کارکنان و همچنین هزینه های لازم جهت جستجو و استخدام و آموزش کارکنان جدید ((هزینه های ترک خدمت)) (TC)1 نامیده شده است.فقدان ترک خدمت در یک موسسه می تواند ناشی از تحمل هزینه های بیشتر به منظور حفظ و نگهداری کارکنان موجود در موسسه باشد. بنابراین ((هزینه هـای حفظ و نگهداری)) (RC)2 کارکنان هزینه هایی است که به منظور کاهش نرخ ترک خدمت تا جائیکه به صفر یـا نزدیک به صفر برسد، صرف می شود . شکل(2ـ6) بیانگر نوعی رابطه کارکردی بین سطح هزینه های مربوط به حفظ و نگهداری کارکنان و نـرخ کل ترک خدمت سازمانی است. بسته بـه ارزش عوامل فـردی، سازمانی و محیطی مختلف (کـه در اینجا ثابت فرض شده اند) نرخ کل ترک خدمت سازمانی با افزایش هزینه های حفظ و نگهداری کارکنان کاهش خواهد یافت. به محض آن که سازمان اقدام به انجام صرفه جویی های اقتصادی از نظر صرف

     زمان، منابع و مدیریت و کنترل هزینه های مربوط به جلوگیری از ترک خدمت کارکنان نماید، ترک خدمت نیز افزایش خواهـد یافت. بـه علاوه هزینه هتای ترک خدمت نیز تابعی از نرخ کل ترک خدمت سازمانی است . بـه محض آن که نرخ ترک خدمت افزایش می یابد هزینه های ترک خدمت نیز افزایش خواهد یافت. ((مجموع هزینه های سازمانی ترک خدمت)) (TTC)1 نیز ترکیبی از این دو تابع است .

     به علاوه افزایش نرخ ترک خدمت سازمانی که به دلیل کاهش هزینه های حفظ و نگهداری کارکنان ایجاد شده باشد، موجب افـزایش هزینه هـای ترک خدمت خواهـد شد و بـرعکس. جمع این دو تـابع هزینه هـای ترک خدمت و هزینه هـای حفظ و نگهداری کارکنان (TTC) یک تابع U شکل خواهد بود. نقطه پایینی این تابع Uشکل مشخص کننده ((نرخ بهینه کل ترک خدمت سازمانی)) (TO)2 است. هر اندازه کـه (RC) ارزش مثبت تـری را بـه خود بگیرد نترخ بهینه کل تـرک خدمت سازمانی بیشتر از صـفر خواهـد بود. هـرگاه هـزینه هـای حفظ و نگهداری کارکنان بیش از هزینه هـای تـرک خدمت شود باید بـه

کارکنانی که سازمان باقیماندن آنان را ترجیح می دهد، اجازه داده شود تا سازمان را ترک نمایند. این امر سازمان را قادر خواهد ساخت تا در صورتیکه هزینه های مربوط به حفظ و نگهداری کارکنان از حد مجاز فراتر رود صرفه جوییهای لازم را به عمل آورده و به بهینگی سازمانی دست یابد.

 

 

 

 

 

 

الف) ترک خدمت و اثر بخشی سازمان1

 

     مدیرانی که از روشهای سنتی و متداول برای شناسایی و کنترل ترک خدمت غیر کارکردی استفاده می کنند در تلاشند تا از کناره گیری و خروج داوطلبانه افرادی که تصور می شود ادامه فعالیت آن ها بیشترین منافع را برای سازمان در بر خواهد داشت، جلوگیری نمایند. به همین نحو، تحقیقات انجام شده در

مطلب مشابه :  راهنمای خرید فیش پرینتر

زمینه ترک خدمت نیز بر مبنای مدل هایی استوار است که به دنبال یافتن راه هایی جهت جلوگیری از خروج داوطلبانه افرادی است که سازمان حضور آن ها را ترجیح می دهد. بدیهی است که این مدل ها نیز هیچ گونه

توجهی نسبت به هزینه ها ندارند. هر دو دیدگاه می تواند مدیریت منابع انسانی هر سازمان را به اتخاذ تصمیمات نـادرستی رهنمون سازد.

1 Turnover Costs

2Retaining Costs

1 Total Turnover Costs

2 Ibid. P. 334

1 Optimal Rate of Aggregate Organizational Turnover

در این محور می توان هر معیار قابل قبولی که نمایانگر عملکرد سازمان باشد، از قبیل عملکرد مالی، بلند مدت و کلی سازمان را مورد استفاده قرار داد. محور افقی نرخ کل ترک خدمـت سازمانی (TO) را مـورد اندازه گیری قرار می دهد ( در اینجا (TO) به نرخ کناره گیری داوطلبانه کارکنانی کـه سازمان حضور آن هـا را ترجیح می دهد محدود شده است). تـابع محدب (از بالا) نمایش داده شده در شـکل، نمایـانگر یک رابطه غیر خطی بین ترک خدمت و اثـر بخشی کلی سازمانی است. در نرخ های خیلی پایین ترک خدمت، اثر بخشی نیز پایین است. منابع مالی و فرصت هـای موجود سازمان کـه می توانست برای ایجاد ساختار سازمانی مولد و سازنده و فرآیندهای بهتر مدیریت مورد استفاده قرار گیرد به شیوه نامناسبی در تلاش برای جلوگیری از خروج داوطلبانه برخی کارکنان که سازمان بقای آنها را ترجیح مـی دهد صرف می شود، که خود این اقدام نیز می تواند یک عمل غیر کارکردی باشد. از سوی دیگر در نرخ های خیلی بالای ترک خدمت، سازمان به شکل نامناسبی هزینه های ترک خدمت بیش از حدی را به منظور کاهش هزینه های حفظ و نگهداری کارکنان متحمل می شود. کاهش حقوق و مزایای کارکنان و یا حذف برخی از تسهیلات و شرایط نامطلوب کاری همیشه معامله خوبی نیست و تخصیص صحیح منـابع، همواره می تواند از نقطه نظر هـزینه و منفعت اثر بخشی بیشتری داشته و نسبت بـه کاهش بـرخـی از اقلام مربوط به منابع انسانی در بودجه عملیاتی، می تواند منجر به عملکرد بهتر و بالاتر سازمان شود. بدیهی است که این موازنه فقط در TO یا نرخ بهینه ترک خدمت سازمانی حاصل خواهد شد

ب ) مفهومی ساختن ترک خدمت بهینه

     شکل (2ـ8) مـدلی را در زمینه ترک خدمت کارکنان نمایش می دهد که کانون توجه آن سطح کلان سازمانی است. در این چارچوب متغیرهای عمده ای که می تواند نرخ بهینه ترک خدمت سازمانی را تحت تاثیر قرار دهند به طور خلاصه معرفی شده اند :

ویژگی های فردی، سازمانی و محیطی مختلفی، ادراک و اتصور کارمند را از هزینه ها و مزایای آمیخته با فرآیند خروج از سازمان و پیوستن به سازمان دیگر،تحت تاثیر قرار می دهند. بسته به ارزش هر یک از عوامل، به محض آن که کارکنان تعیین کنند که خروج از سازمان جذابتر از باقیماندن در آن است و فرصت شغلی مناسبی را نیز در خارج از سازمان بیابند (تمایل فرد به خروج) سازمان ها پدیده ترک خدمت را تجربه خواهند نمود.

     تعداد کارکنانی که به این دلایل سازمان را ترک می کنند، خط مبنای نرخ کل ترک خدمت سازمانی را تعیین می کنند؛ و این نرخی است که انتظار می رود بدون انجام هیچگونه مداخله و سیاستگذاری توسط سازمان به دست آید. قطعاً این نرخ با نرخ بهینه کل ترک خدمت سازمانی ( آخرین مرحله در این فرآیند) متفاوت خواهد بود و این تفاوت بته میزان مداخله مدیـریت منابع انسانی و اقدامـاتی کـه این واحد به منظور ایجاد موازنه بین هزینه های ترک خدمت و هزینه های حفظ و نگهداری کارکنان به عمل می آورد، بستگی خواهد داشت.

     بنابراین، هزینه های مربوط به حفظ و نگهداری و تـرک خدمت کارکنان توسط مدیریت منابع انسانی مورد بررسی و ارزیابی قرار می گیرند . هزینه هایی که در شکل (2_8)ذکر شده تنها نمونه ای از این هزینه هاست و باید توجه نمود که نوع و تعداد هر یک از این هزینه هـا برای هر سازمان میتواند متفاوت بوده و  از طریق مدیریت منابع انسانی آن سازمان تعیین می شود . تاکید اصلی در اینجا بر ویژگیهای فردی سازمانی  و محیطی است که بطور غیر مستقیم و از طریق «تصور فرد از منافع و هزینه های خروج با باقیماندن در سازمان» بر تمایل کارکنان به خروج از سازمان تاثیر مـی گذارد . واحد مدیریت منابع انسانی باید این هزینه ها را با توجه به خط مبنای نرخ کل ترک خدمت سازمانی ، مورد بررسی قرار دهد .

مطلب مشابه :  تعریف سلامت روانی از دیدگاه اسلام

     نتیجتاً بـا بررسی ویژگی هـای فردی ، سازمانی و محیطی که تصورات فرد را پیرامون منافع و هزینه های آمیخته با خروج یا باقیماندن در سازمان تحت تاثیر قرار میدهد ، میتوان این هزینه ها را تعیین نموده  و موازنه صحیحی  بین آنها برقرار نمود . پس از این ، خط مشیها و سیاستهای مدیریت منابع انسانی سازمان اتخاذ خواهد شـد . بـرای این منظور، ابتدا اهداف و ارزش هـای منابع انسانی کـه بـرای سازمان از

اهمیت ویژه ای برخوردار است ، مشخص می شود . در این مرحله سازمان ممکن است تصمیم بگیرد که هزینه های ترک خدمت و هزینه های حفظ و نگهداری کارکنان  مورد بررسی قرار نگیرد ، چرا که همین امر بخودی خود برای سازمان هزینه های زیادی را در بر خواهد داشت . اما در صورتیکه سازمان تصمیم به بررسی هزینه ها و تشخیص آنها نماید گام دوم در تهیه خط مشی منابع انسانی عبارتست از استفاده از ارزشها و اهداف تعیین شده برای منابع انسانی  جهت ارزیابی هزینه های ترک خدمت و حفظ و نگهداری کارکنان . در این ارزیابی باید موازنه درستی بین هزینه های مذکور برقرار شود تا  بتوان نرخ بهینه کل ترک خدمت سازمانی را بدست آورد. آخرین مـرحله در ایـن بخش از فـرایند ، عبارتست از اعمال تغییرات لازم به منظور رسیدن به نرخ بهینه کل ترک خدمت سازمانی . برای یک سازمان نرخ بهینه می تواند آن چنان بالا باشد که هزینه های حفظ و نگهداری مورد نیاز جهت پایین آوردن نرخ ترک خدمت سازمانی بـه مقدار زیادی بیش از هزینه های ناشی از ترک خدمت باشد. در این وضعیت از نظر سازمانی تخصیص منابع بـه منظور کاهش نـرخ ترک خدمت امری ناشایست و غیر کارآمد است. مدیرانی کـه از این پدیده آگاه باشند می توانند به جای تلاش در جهت حفظ و نگهداری کارکنان، با استخدام کارکنان جدید در وقت، انرژی و منابع ارزشمند مالی سازمان صرفه جویی های قابل ملاحظه ای بعمل آورند.

     همانگونه که مشخص است این شیوه از تجزیه و تحلیل معتقد است گاهی اوقات وجود نرخ نسبتاً بالای ترک خدمت می تواند کم هـزینه تـر از نـرخ پایین تر ترک خدمت باشد. توجه به ترک خدمت کلی می تواند گمراه کننده باشد. برای اجتناب از این امر، لازمست  توجه نماییم کـه چه گروهی از کارکنان مایل به ترک سازمان می باشند. اینکه آیا ترک خدمت یک فرد معین می تواند به نفع سازمان باشد یا بـه ضرر آن، تا حدی بـه عملکرد شخص مورد نظر کـه مایل به خروج از سازمان است بستگی دارد: آیـا این فرد کسی است کـه سازمان باقیماندن وی را تـرجیح می دهـد 1؟ در این زمینه نیز مطالعات مختلفی صورت گرفته که مشهور ترین  آن ها مطالعه انجام شده توسط مارتین و بارتون می باشد 2. این محققین معتقدند با

توجه به این که ترک خدمت کارکنان هم دارای پیامدهای مثبت و هم عوارض منفی می باشد، باید فرآیند ترک خدمت  کارکنان را در سازمان به گونه ای تحت تاثیر قرار داد که اثرات و پیامدهای مثبت آن به حداکثر رسیده و عوارض منفی آن به حداقل ممکن کاهش یابد. حداکثر نمودن پیامدهای  مثبت ترک خدمت مستلزم آگاهی و اداره موثر فرایند ترک خدمت در چارچوب پارامتر های موجود در برنامه استراتژیک سازمان می باشد .

1 C.D. Fisher L.F. Schoenfeldt & J.B. Show.”Human Resource Management” Houghton Mifflin Company. Boston. P. 670. (1990)

 

2 g.r. Ferris .K.M. Rowland & M.R. Buckley. “Human Resource Management : Perspectives & Issues”. Allyn & Bacon . USA. P.427(1990)