فرقی نمی کنه که مسئول ایجاد یک سایت هستین یا قراره مدیریت طراحی یک اتومبیل، انتقال یک بخش سازمان به تسهیلات و امکانات جدید یا به روزرسانی یک سیستم اطلاعاتی رو برعهده بگیرین؛ در هر صورت به خاطر مدیریت هر پروژه مثل کوچیک یا بزرگ، باید چار فاز یا مرحله مدیریت پروژه رو بگذرونین: برنامه ریزی، مهیاسازی، اجرا و تکمیل پروژه. با وجود اینکه مراحل مدیریت پروژه ویژگیای متمایزی دارن اما با همدیگه همپوشانی دارن و به هم وابسته هستن.

مثلا، برنامه ریزی به طور عادی با محاسبه «مقدار بودجه» و «تاریخ اتمام کار» شروع می شه. بعد در مراحل مهیاسازی و اجرا، باید جزئیات طرح پروژه رو تعریف و اجرا کنین. در این مراحل، اطلاعات جدیدی کسب می کنین که باعث می شه درک روشن تری از تصویر کلیِ پروژه به دست آورید. حال طبق این تصویر کلی، دوباره باید بودجه و تاریخ اتمام رو اصلاح کنین و برنامه ریزیای بیشتری بکنین.

در این مطلب، یک مرور کلی از هر مرحله و فعالیتای مربوط به اون به شما ارائه می کنیم که با تمرین اونا می تونین مهارتای مدیریت پروژه رو در خود تقویت کنین.

مرحله اول: برنامه ریزی؛ نحوه ی ترسیم طرح و نقشه پروژه

معمولا هنگامی که صحبت از برنامه ریزی پروژه پیش میاد، ناخودآگاه ذهن افراد به برنامه زمان بندی متمرکز می شه. اما برنامه ریزی با زمان بندی که معمولا تا مرحله مهیاسازی نمیشه به اون رسید، متفاوته. در برنامه ریزی که یکی از مهم ترین مراحل مدیریت پروژه است موارد زیر باید مشخص شن:

۱. تعیین مشکل اصلی

پیش از شروع، باید زمانی رو به خاطر بررسی دقیق مشکل اصلی پروژه در نظر بگیرین. تصور نکنین مشکل اصلی همیشه رو و خیلی آسون قابل تشخیصه. فرض کنیم کنگره ی سازمانای صنعتی (CIO) از شما که یک مدیر فناوری اطلاعات هستین خواستهه یک پایگاه داده و سیستم ورودی داده جدید رو راه اندازی کنین. شاید تمایل داشته باشین از همون اول سر اصل مطلب برید و همون مشکل اصلی رو حل کنین. اما تنها با انجام این کار مشکل شرکت حل میشه؟

واسه افزایش شانس موفقیت پروژه، نباید به نشونه های قابل مشاهده براتون کافیه. باید با یک بررسی دقیق بتونین مشکلات اساسی ای رو که سازمان در تلاشه به اونا رسیدگی کنه، پیدا کنین. در مثال بالا ممکنه مشکل سازمان یکی از این موارد باشه: «ما نمی تونیم در درآورده داده ها به اندازه کافی سریع عمل کنیم» و «من باید چار گزارش مختلف رو بررسی کنم تا یک به روزرسانی از آخرین فعالیتای مشتریان داشته باشم.» پیش از طراحی پایگاه داده، اول باید سؤالاتی مثل: چه نوع داده هایی مورد نیازه، چه کاری روی اونا انجام میشه، انجام اونا تا چه حد ضروریه و مواردی مثل اونا رو مطرح کنین. اگه این کار رو انجام ندین، زمان و پول تون خیلی آسون هدر میره، چون راه حلای ارائه شده ممکنه واسه یک مشکل پیچیده خیلی آسون باشن، یا واسه یک مشکل خیلی آسون پیچیده باشن یا اینکه پاسخگوی نیازای اصلی کاربران نباشن.

۲. شناسایی ذی نفعان

در انجام پروژه باید ذی نفعان رو شناسایی کنین. با این کار، مشکل اصلی خیلی روشن تر نمایان میشه. این به اون معناست که باید مشخص کنین چه توابع یا افرادی ممکنه تحت اثر فعالیت یا نتایج پروژه قرار بگیرن، چه کسائی منابعی مثل نیروی انسانی، فضا، زمان، وسیله و پول رو پخش می کنن، چه کسائی از خروجیای پروژه استفاده می کنن و از امتیازات اون بهره مند می شن. اونا با شما کار می کنن تا دقیقا چیزی رو که به معنای موفقیت پروژه درک کنین. از اونا بخواهید بگن دقیقا در آخر پروژه چه انتظاراتی دارن و تمایل دارن در کدوم یک از بخشای اون شرکت کنن. اگه ذی نفعان در وسطای کار تغییر کنن، نه تنها باید خودتون رو واسه رفت و امد با ذی نفعان جدید آماده کنین بلکه باید اونا رو در هر تصمیمی که به خاطر تغییر راه پروژه انجام می شه، مشارکت بدین.

۳. تعریف اهداف پروژه

یکی از مهم ترین وظایف برنامه ریزی رقابت برانگیزتان اینه که انتظارات مختلف ذی نفعان رو به یک مجموعه منظم و قابل کنترل از اهداف تبدیل کنین. اینکه تا چه حد به این اهداف دست پیدا می کنین میزان موفقیت پروژه رو اندازه گیری می کنن. این اهداف باید از اول به روشنی اعلام شن. این کار باعث می شه با اختلاف نظر کمتری درباره ی اینکه تا چه حد انتظارات رو برآورده کردین، روبه رو شید.

در مرحله برنامه ریزی همه چیز پی درپی در حال تغییره، پس هربار که اطلاعات جدیدی درباره ی اهدافی که باید به اونا برسین جمع آوری می کنین، شاید مجبور شید دوباره اهداف تون رو تغییر بدین یا اونا رو اصلاح کنین.

۴. تعیین اسکوپ (محدوده)، منابع و وظایف اصلی

تعیین اسکوپ پروژه یکی از مهم ترین نکات در مراحل مدیریت پروژه. خیلی از پروژه ها به دو دلیل شکست می خورند:

  1. مدیران پروژه سعی می کنن بیشتر از توانایی شون قدم بردارند و پس از زمان و پول غافل می شن؛
  2. بخش زیادی از کار رو ندیده می گیرن.

یکی از ابزارهایی که می تونه در جلوگیری از اینجور مشکلاتی به شما کمک کنه، استفاده از وسیله WBS (ساختار شکست کار) است که از راه اون می تونین طرح پایانی، وظایف و برآوردها رو مشخص کنین. معنی اساسیِ کاری که باید بکنین اینه که فعالیتای پیچیده رو به واحدهای کوچیک ترِ قابل مدیریت تقسیم کنین. واسه ایجاد یک WBS:

  • اول باید بپرسید: «واسه انجام فلان کار چه کاری باید انجام شه؟»
  • بعد باید اون قدر به پرسیدن این سؤال ادامه بدین تا جواب پایانی دیگر قابل شکستن نباشه و بشه اونو به وظایف کوچیک تر تقسیم کرد.
  • محاسبه کنین تکمیل این وظایف چه مدت طول می کشه و چقدر می تونین در هزینه و زمان صرفه جویی کنین.
مطلب مشابه :  رویکردهای نظری شرطی سازی ارزشی

با این برنامه ریزی منطقی، میتونین حدس بزنین به چند نفر و با چه مهارتایی واسه انجام این پروژه نیاز دارین. می تونین ایده ی خوبی از مدت زمان انجام پروژه به دست آورید.

۵. آماده شدن واسه مبادلات

زمان، هزینه و کیفیت، سه متغیری هستن که معمولا چیزی که رو که می تونین به اون برسین، مشخص می کنن.

کیفیت = زمان + هزینه

با تغییر هر کدوم از سه متغیر فوق می تونین نتایج و خروجیا رو تغییر بدین. البته اینجور تغییراتی بیشتر در وسطای کار اتفاق میفته. مثلا، اگه چارچوب زمانی تون واسه ایجاد یک پایگاه داده جدید یهو به نصف کاهش پیدا کنه، باید دوبرابر افراد رو به کار بگیرین تا پروژه رو به موقع به اتمام برسونین یا اینکه باید به سیستمی قناعت کنین که به اندازه سیستمی که براش برنامه ریخته بودین، قوی و کارامد نیس. اجازه ندین مسائل کم اهمیت در راه فعالیتای مهم و لازم مشکل بسازن. بهترین کار اینه که یک سطح کیفی منطبق بر نیازای ذی نفعان بسازین.

اینکه از همون اول بدونین کدوم متغیرها واسه هر ذی نفع از همه مهم تره، در ایجاد تغییرات درست در راه پروژه به شما کمک می کنن. این مسئولیت شماس که هر کدوم از ذی نفعان رو از هرگونه تغییر آگاه کنین و به اونا بگید چه عواقبی با توجه به زمان، هزینه و کیفیت رخ میده.

مرحله دوم: مهیاسازی؛ چیجوری میشه پروژه رو پیش برد

در این بخش از مراحل مدیریت پروژه، باید تیم تون رو با هم متحد کنین. حالا برآوردهایی که از زمان دارین، به برنامه زمان بندی پروژه و برآوردهای هزینه به بودجه تبدیل می شن. در این مرحله باید منابع تون رو جمع آوری کنین، تعهداتی واسه خودتون در نظر بگیرین و به اونا عمل کنین.

۱. تیم تون رو بسازید

اولین وظیفه ی شما در این مرحله، آزمایش مهارتای موردنیاز واسه پروژه تا بتونین افراد مناسب رو در تیم تون داشته باشین. این آزمایش به طور مستقیم از WBS که در مرحله برنامه ریزی پروژه انجام دادین و در اون به بهترین حدسا از کارا و فعالیتای لازم دست پیدا کردین، جریان پیدا میکنه. باید افرادی رو با مهارتای مشخص انتخاب کنین. پس شاید حتی به کارگران موقت و کارمندانی از بخشای دیگر سازمان نیاز داشته باشین. فراموش نکنین که باید مقداری زمان و پول رو واسه آموزش به افراد اختصاص بدین تا خلأهایی رو که افراد مورد نظر نمی تونن پر کنن، پوشش بدین.

۲. وظایف رو تخصیص بدین

اگه تیم تون رو ستختین، شاید از هم حالا تصمیم گرفتین که هرکسی چه کاری باید بکنه یا اگه تیمی رو در اختیار دارین که قبلا با اونا کار کردین، می تونین خودتون وظایف رو اختصاص بدین (چون با اونا آشنایی دارین). اما اگه یک گروه جدید و ناآشنا قراره با شما کار کنن، باید فهرستی از آدما تیم و مهارتای اونا تهیه کنین و با هر کدوم از اعضای تیم درباره ی مهارت هاشون صحبت کنین، بعد به فکر اختصاص دادن وظایف باشین. با این راه و روش مراحل رابطه و انسجام تیم شروع می شه.

۳. برنامه زمان بندی رو بسازین

عالی می شد اگه می تونستید تموم کارایی رو که باید انجام شن بشمارید و بگید: «با منابعی که داریم، به این مقدار زمان نیاز داریم.» این طور نیس؟ اما واقعیت اینه که بیشتر پروژه ها بی توجه به منابع موجود، یک زمان شروع و پایان مشخص دارن.

در این بخش از مراحل مدیریت پروژه واسه ایجاد یک برنامه زمان بندی واقعی از بین اون محدود کردنا، هر تاریخی رو که میدونید مهلت انجام داره (همون تاریخایی که نمی تونن تغییر کنن) بررسی کنین تا ببینین چیزایی که باید ارائه کنین چه وقت باید حاضر باشن. مثلا، اگه یک گزارش هرساله واسه یک جلسه با سهام داران باید حاضر شه و شما میدونید مراحل چاپ اون دو هفته طول می کشه، تموم کارهای پایانی واسه اون باید دو هفته پیش از موعدِ جلسه واسه چاپ آماده باشن.

۴. یک جلسه ی آسون واسه شروع برگزار کنین

پس از اونکه اعضای تیم رو انتخاب کردین و برنامه زمان بندی تنظیم شد، واسه شروع کار یک جلسه با تیم برگزار کنین. تا جایی که ممکنه تموم جزئیات طرح و اهداف پروژه رو با گروه مرور کنین و چارچوب زمانی پیشنهادشده رو با اونا در بین بذارین. مطمئن شید که نقشا و مسئولیتا رو به روشنی مشخص کردین. افراد رو تشویق کنین تا مواردی رو که ممکنه در اونا مشکلاتی رخ بده و جاهایی رو که ممکنه درمان انجام بشه در نظر بگیرن و به اونا توجه کنن. همه پیشنهادها رو به طور جدی در نظر بگیرین، به ویژه در مواردی که اعضای تیم تجربه بیشتری نسبت به شما دارن و طبق اونا برآوردها و فعالیت هاتون رو تنظیم کنین.

۵. بودجه رو تنظیم کنین

اولین پرسشی که هنگام تنظیم بودجه باید بپرسید اینه که «واسه انجام این کار واقعا به چه چیزایی نیاز داریم؟» واسه تعیین هزینه ها باید پروژه رو به چند دسته تقسیم کنین: پرسنل، سفرها، آموزش، تدارکات، فضای در دسترس، تحقیقات، مصرف سرمایه و مخارج کلی.

این یک دسته بندی استاندارد از هزینه هاست. پس از اینکه ارقام رو از این دسته ها وارد بودجه کردین، از یک مشاور بپرسید چیزی رو فراموش کردین یا نه. حق العمل، هزینه های ارسال مجوز یا هزینه های حمایت قانونی ندیده گرفته شدن؟ هزینه های حسابداری چه جوری؟

یک بودجه هرچقدر هم با دقت برنامه ریزی شده باشه بازم فقط یک حدس خوبه. ممکنه ارقام واقعی با برآوردهای آسون ی شما همخوانی نداشته باشن. پس باید تا حد امکان درباره ی محدود کردن زمان، تقاضاهای کیفی و کل پولی که در دسترسه، انعطاف پذیر باشین.

مرحله سوم: اجرا؛ نحوه ی اجرای پروژه

حال وقت اینه که طرح تون رو اجرا کنین. مرحله اجرا یکی از مراحل مدیریت پروژه که بیشتر لذت بخش تره چون کار واقعا در حال انجامه. البته ممکنه از همه مراحل دیگر ناامیدکننده تر باشه، چون جزئیات کار ممکنه بعضی وقتا واقعا خسته کننده و سختی بار شن.

مطلب مشابه :  پیشینه ی تاریخی اختلال نارسایی توجه / فزون جنبشی

۱. نظارت و کنترل مراحل و بودجه

فرقی نمی کنه که یک سیستم کنترل پروژه رسمی دارین یا خودتون به طور منظم اونو بررسی می کنین؛ در هر صورت، باید سعی کنین همیشه یک تصویر کلی از پروژه داشته باشین. چون در این صورت جزئیات و مشکلات فرعی و کوچیک شما رو محاصره نخون کرد. یک سیستم نرم افزاری واسه نظارت بر پروژه می تونه در اندازه گیری روند پیشرفت به شما کمک کنه.

به یاد داشته باشین هیچ روشی وجود نداره که واسه همه پروژه ها کارامد باشه. سیستمی که واسه یک پروژه بزرگ مناسبه ممکنه خیلی آسون یک پروژه کوچیک رو با کاغذبازی و تشریفات اداری زیاد محاصره کنه، در مقابل سیستم مناسب واسه پروژه های کوچیک ممکنه واسه یک پرو ژه ی بزرگ قدرت و کارایی لازم رو نداشته باشه. پس یک سیستم کنترلی مناسب واسه مراحل مدیریت پروژه در نظر بگیرین.

نسبت به تغییراتی که در داده ها و اطلاعات ورودی رخ می ده بی معطلی واکنش نشون بدین و در جست وجوی نشونه های به وجودآمدن مشکلات باشین تا با کشف زودهنگام اونا، اقدامات اصلاحی رو به موقع شروع کنین. وگرنه، همه چیزی که انجام میدید فقط نظارته و کنترلی در کار نیس. واسه تیم تون روشن کنین که اگه به موقع اطلاعات رو دریافت نکنین، واکنشایی که در برابر مشکلاتِ به وجودآمده نشون میدید کاری از پیش نخون برد. (اما سعی نکنین بی معطلی روی هر مشکل کوچیکی متمرکز شید و سعی کنین خودتون اونو حل کنین! به اعضای تیم تون اجازه بدین خودشون روی مشکلات کوچیک تر کار کنن).

در هر کدوم از مراحل مدیریت پروژه بر ارقام حقیقی واردشده نظارت کنین و مطمئن شید با مقادیر بودجه برابری دارن. آماده باشین که بتونین توضیح بدین چرا هزینه های اضافی دوری ناپذیر هستن. موارد رایجی که معمولا در پرو ژها وارد می شن عبارت ان از:

  • هزینه های اضافه کاری واسه اینکه همه چیز طبق برنامه پیش برود؛
  • هزینه مشاوره واسه حل مشکلات پیش بینی نشده؛
  • هزینه نوسانات در میزان مبادلات ارزی.

۲. گزارش پیشرفت رو به ذی نفعان ارائه بدین

معمولا در هر کدوم از مراحل مدیریت پروژه، ذی نفعان به طور منظم گزارش وضعیت و به روزرسانیا رو از شما می خوان. از اونا بپرسید به چه میزانی از اطلاعات و با چه فرمتی نیاز دارن. هیچوقت مشکلات رو مخفی یا رد نکنین، وگرنه خیلی آسون به بحران تبدیل می شن. اگه ذی نفعان رو مطلع نگه دارین، اونا می تونن موقع اتفاق مشکلات به شما کمک کنن تا به نتیجه مطلوبی برسین.

۳. با اعضای تیم جلسات هفتگی برگزار کنین

در هر کدوم از مراحل مدیریت پروژه هنگامی که جزئیات پروژه شما رو محاصره می کنن، خیلی آسون حواس تون از فعالیتای لازم و مهم به مسیرهای جانبی متمرکز می شه که وقت تون رو تلف می کنه. هفته ای یک بار با تیم تون جلسه برگزار کنین تا بتونین بر پروژه تمرکز بهتری داشته باشین. منظم از خودتون سؤال کنین چه چیزی واسه موفقیت پروژه الزامیه.

واسه این جلسات فهرستی از مسائل مهم رو به روشنی تنظیم کنین. سعی کنین ساختار اونا رو دور و بر ارقام تولید، اهداف درآمد یا هر ملاک دیگری که واسه امتحان و آزمایش کارکرد انتخاب کردین تنظیم کنین. خیلی از این موارد به طور طبیعی همون اهدافی از پروژه هستن که از دست رفته ان، حاصل شدن یا از اونا غافل شدین.

مثلا، ممکنه بخواهید در مورد این موضوع بحث کنین که در بین پروژه باید سفرهای بیشتری ترتیب داده شه یا نه، چون متوجه کاهش استفاده در یکی از دفاتر پیروِ سازمان شدین. یا ممکنه از طراحان محصول در تیم تون بخواهید که در بین خودشون به جمع آوری اطلاعات به شکل هفته ای دوبار یا هر دو هفته یک بار ادامه بدن؛ چون از وقتی این کار رو شروع کردن، خروجی تولیدشان دوبرابر شده. این حرکت رو از راه دنبال کردن هر هفته کارهای در دستِ انجام حفظ کنین و اونا رو با معیارهای کارکرد کلی در رابطه سازید. در طول راه، هر جا که موفقیت کوچیکی به دست میارید جشن بگیرین. این کار در تیم شور و هیجان ایجاد می کنه و هم به شمام به تیم تون انگیزه می ده تا به طرف اهداف بزرگ تر جلو رفتن کنین.

۴. مشکلات رو مدیریت کنین

در هر کدوم از مراحل مدیریت پروژه بعضی از مشکلات دارای نتیجه های خیلی زیادی هستن که می تونن موفقیت کل پروژه رو تهدید کنن. عادی ترین اونا عبارتند از: خطای زمانی، خطا در محدوده و محتوای پروژه (Scope Creep) یا مسائل کیفی و مشکلات مربوط به نیروی انسانی. به نشونه های کوچیک از مشکلات در حال ظهور توجه کنین. مثلا اگه یکی از اعضای تیم دچار نا آرومی و تحریک پذیری، از دست دادن اشتیاق یا نبود توانایی واسه تصمیم گیری شده، بی معطلی واسه رفع اون اقدام کنین. هنگامی که اینجور نشونه هایی رو می ببینن، ریشه ی مشکل رو پیدا کنین و با اون مقابله کنین. اجازه ندین یک باعث کوچیک رشد کنه و به یک فاجعه تبدیل شه.

مرحله چهارم: تکمیل؛ مدیریت موارد پایانی

شاید بعضی پروژه ها ناتموم به نظر بیان، اما واقعیت اینه که همه اونا روزی به نقطه پایان میرسین. به عنوان مدیر یک پروژه، از کجا میدونید چه وقت باید این مرحله اتفاق بیفته و چیجوری به اون خواهید رسید؟

۱. کارکرد پروژه رو آزمایش کنین

قبل اینکه پروژه تون رو ببندید، تیم تون باید به اهدافش رسیده باشه (مگه اینکه به همراه بعضی از ذی نفعان اصلی مشخص کنین که این اهداف دیگر انجام نشن و ادامه داده نشن). پیشرفت تون رو با طرحی که از اول همه با اون توافق کرده بودین مقایسه کنین. این به شما خواهد گفت که تا چه حد پروژه رو خوب انجام دادین و هنوز کاری واسه انجام دادن مونده یا نه. هنگامی که با ذی نفعان روی یافته هاتون صحبت می کنین، مطمئن شید که با اونا درباره ی چگونگی اتمام پروژه به توافق جمعی رسیده باشین. اسکوپ یا اطلاعات پروژه

  • 1

دیدگاهتان را بنویسید